Surgut, Russian Federation
In the article, the authors present a comparative analysis of the opportunities and risks of a hybrid office, remote work, coworking and a traditional office. The results of the author's study of the relevance of the hybrid office as a form of organizing the labor activity of personnel are presented. The author's logical scheme for the implementation of a mobile application for optimizing workflows in a hybrid office is presented. The article presents a diagram of the main provisions of the terms of reference for the HHO (Help Hybrid Office) mobile application. In their author's approach to the use of digital tools to minimize the risks of personnel work in a hybrid office, the authors consider the optimization of work processes in a hybrid office using the HHO (Help Hybrid Office) mobile application through the prism of solving problems that arise when working in a hybrid office with using tools from the author's application. Thus, ways to solve the problem and benefits for the employee and benefits for the organization are shown.
hybrid office, remote work, coworking, traditional office, hybrid office opportunities, risks of a hybrid office, digital tools for optimizing staff work in a remote office, HHO (Help Hybrid Office) mobile application
Введение (актуальность). Пандемия и последовавший за ней локдаун сделали вероятным проведение масштабного общественного эксперимента по использованию гибридного формата работы для большого числа наемных сотрудников и нанимателей. Образовавшая обстановка показала широкую практическую применимость моделей гибридной работы и, собственно, что самое важное, разрушила значительную долю барьеров восприятия и стандартов, связанных с предоставленной формой организации труда, как для нанимателей, так и для самих сотрудников. Ситуация спровоцировала ряд важных вопросов для осмысления базовых мнений, связанных с классической организацией труда, таких как рабочее пространство, сам график работы, роль и задачи сотрудника и работодателя.
В наших более ранних публикациях уже затрагивалась идея гибридного офиса и удаленной работы [1], были рассмотрены возможности и риски удаленной работы, и гибридного офиса [2]. Вопросам использования гибких форм занятости посвящено исследование Субочева А.О. и Ногиной В.Ю. [3]. Особенности управления персоналом в условиях удаленного офиса и гибридной работы рассматривает Михайлов А.А. и Федулов В.И. [4]. Поиску форм баланса в условиях гибридного офиса посвящено исследование Коноваловой В.Г. [5]
Цель данного исследования – провести сравнительную характеристику возможностей и рисков гибридного офиса, коворкингов, удаленной работы и офисной работы и провести исследование актуальности применения формата «гибридного офиса» в различных компаниях, идентифицировать риски и преимущества для персонала и для организации и разработать цифровые инструменты и сервисы, минимизирующие риски работы персонала в условиях гибридного офиса.
Гипотеза исследования: гибридный офис, безусловно, зарекомендовал себя во время эпидемии COVID, как эффективная альтернатива традиционным формам организации трудовой деятельности персонала и существует потребность разработки цифровых инструментов для оптимизации работы персонала в условиях гибридного офиса.
Объект исследования – гибридный офис, как форма организации трудовой деятельности персонала.
Предмет исследования – цифровые инструменты и сервисы, минимизирующие риски работы персонала в условиях гибридного офиса.
Методы и инструменты. Методологической основой исследования явились работы российских и зарубежных ученых, занимающихся изучением новых форм организации труда в современных условиях с целью устойчивого развития. Для достижения целей исследования были использованы следующие методы: опрос (Google Форма), методы сравнительного и логического анализа, библиометрический метод, метод оценки статистических данных, метод классификации.
Элементы научной новизны заключаются в разработке авторского подхода по применению цифровых инструментов для минимизации рисков работы персонала в условиях гибридного офиса.
Обсуждение и результаты. В табл. 1 представлены определения «гибридного офиса» разных исследователей.
Таблица 1
Различные трактовки понятия «гибридный офис»
|
Автор |
Определение |
|
Эми Фонтинель [6] |
Гибридный офис - это организация рабочего пространства, в которой менеджеры и сотрудники компании иногда работают вместе в физическом офисе, а иногда удаленно |
|
Хойна М.Н. [7] |
Гибридное рабочее место представляет собой пространство, обеспечивающее гибкую и беспроблемную совместную работу сотрудников организации из любого места. У работников появляется возможность выбирать, где и когда они будут работать, и распределять время между работой из дома и работой из центрального офиса |
|
Харитонова Е. [8] |
Гибридный офис - форма смешанного графика работы, которая совмещает загрузку работника в офисе и дома. |
|
Васильева Е.В. [9] |
Гибридный офис – это не удалёнка, и не гибкий график в офисе. Это офисная модель, объединяющая режим домашнего офиса (англ. Home office) и регулярные встречи сотрудников в стенах компании |
|
Стив Хогарти[10] |
Модель гибридного рабочего пространства — это тип рабочей среды, в которой сочетаются удаленная работа и работа в офисе. Типичное гибридное рабочее место предоставляет всем или некоторым сотрудникам возможность выбирать, где и когда они будут работать, и распределять время между работой из дома и работой из центрального офиса. |
Таким образом, под гибридным офисом понимается рабочая среда, организация рабочего пространства, предоставляющая сотрудникам возможность выбора места и времени работы. Гибридная модель объединяет формат офисной и дистанционной работы.
В табл. 2 представлена сравнительная характеристика различных форм организации трудовой деятельности. Гибридный формат, удаленный и коворкинги объединяет схожесть в гибком рабочем графике, частичной (или в случае удаленной работы – полной) свободой перемещений, а также возможность выбора места рабочей деятельности.
Таблица 2
Сравнительная характеристика различных форм организации трудовой деятельности (составлено авторами)
|
Характеристика |
Гибридный офис |
Удаленный формат |
Коворкинги |
Офисный формат |
|
Сущность |
Форма смешанного графика работы, которая совмещает загрузку работника в офисе и дома |
Организация рабочего процесса, при котором постоянные или временные сотрудники работают у себя дома, вместо того чтобы ездить на работу |
Организация труда персонала с разной занятостью в общем пространстве |
Организация рабочего процесса, в которой персонал работает только в офисном пространстве |
|
Рабочее место |
Неперсонифицированное |
Персонифицированное |
Неперсонифицированное |
Персонифицированное |
|
Процент присутствующих сотрудников в офисе |
Более 30% |
0% |
Зависит от ситуации |
100% |
|
Преимущества для сотрудника |
Возможность выстраивать график с учетом индивидуальных особенностей:
|
Полная свобода перемещений, независимость от местоположения, возможность путешествовать в другие места без перерыва от работы |
Больше свободы в выборе места и времени работы, возможность знакомства с вдохновляющими людьми, менее сидячая работа |
Нормированный рабочий день, регламентированные перерывы, социальная защищенность, стабильность и простота взаимодействия |
|
Недостатки для сотрудников |
Дефицит общения, утечка информации, отвлечение на домашние дела, возможность возникновения технических проблем, что может привести к срыву дедлайнов |
Нехватка «живого» контакта с коллегами, размываются границы рабочего дня, сложно полностью отвлечься от домашних дел |
Невозможность обеспечить полную тишину, не все коворкинги работают в режиме 24/7, возможна потеря личных вещей, малая распространенность, финансовые затраты, незакрепленные рабочие места |
Невозможен гибкий график работы, соблюдение дресс-кода, затраты времени на дорогу, риск сезонных заболеваний из-за большого скопления людей |
|
Преимущества для организации |
Сокращение затрат на аренду, повышение производительности сотрудников, дополнительная защита от пандемии, сложность контроля за работниками, находящимися вне офиса, привлекательность бренда работодателя для стратегически значимых категорий сотрудников, выход за пределы локального рынка труда |
Отсутствие географических ограничений (возможность принять сотрудника из любой точки мира), отсутствуют затраты на аренду помещений и обустройство офиса |
Постоянный поток клиентов, повышение прибыли в связи с переводом большего количество сотрудников на удаленный формат работы, отсутствие ответственности за людей, |
Возможность контролировать рабочий процесс сотрудников, быстрый фидбэк, организованность персонала, возможность проводить инвентаризацию, своевременное выполнение рабочих задач. |
|
Недостатки для организации |
Сложность адаптации и ввода в должность новых, особенно молодых, специалистов, снижение уровня лояльности и вовлеченности персонала, ухудшение психологического состояния сотрудников (в том числе выгорание, снижение мотивации и удовлетворенности работой), снижение уровня доверия в коллективе, разобщенность команд |
Сложность выстраивания тесной связи с сотрудниками, сложность распределения ресурсов (работодатель не всегда видит, кто перегружен, а кому можно дать дополнительную работу) |
Затраты на благоустройство помещения и оборудование, ответственность за него, длительный период окупаемости, |
Ограниченный выбор кандидатов на должность, затраты на аренду помещений и обустройство офиса |
Источники: составлено авторами на основе анализа источников [10; 11; 12; 13; 14]
Для того чтобы узнать, насколько распространено применение формата «гибридного офиса» в различных компаниях, какие выделяются главные риски и преимущества, авторами было проведено исследование. Сбор информации для исследования осуществлялся посредством анкетирования. Анкета состояла из 14 закрытых вопросов, 7 из которых предполагают ≥ 1 ответа; в остальных вопросах выбирается один вариант.
Объектом исследования выступили работники российских фирм и представители зарубежных компаний в России. Предмет исследования – применение концепции «гибридного офиса» и его влияние на благополучие сотрудников.
56% от числа респондентов составили женщины, 44% - мужчины. Возраст респондентов варьируется от 18 до 55 лет. 60% опрошенных имеют высшее образование (бакалавриат, специалитет – 32%, магистратура – 28%). Соответственно, 40% имеют среднее и среднее специальное образование.
Исходя из результатов исследования, можно увидеть, насколько уведомлены респонденты о существовании форм организации труда: уже знакомы с классификацией 28% респондентов, частично знакомы больший процент от всех респондентов (56%), не знакомы с классификаций форм организации труда наименьший процент (16%) (рис. 1).
Рис. 1. Осведомленность респондентов о классификации форм организации труда.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Наиболее распространенными преимуществами использования нестандартных форм организации труда являются сокращение рутинных задач путем автоматизации (56%) и внедрение новых технологий (50%). Наименее распространенными преимуществами являются рост процента обучающихся сотрудников (36%), а также цифровизация бизнеса (28%) (рис. 2).
Рис. 2. Основные преимущества использования нестандартной формы организации труда в современных условиях.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Мнение о том, насколько эффективны нестандартные формы организации труда поддерживает большинство респондентов (42%), также 18% считают нестандартные формы очень эффективными. Не эффективными нестандартные формы организации труда считают 28% и 12% - совсем неэффективны (рис. 3).
Рис. 3. Эффективность нестандартных форм организации труда в современных условиях
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Также можно увидеть, насколько уведомлены респонденты о таком формате работы, как «гибридный офис»: уже знакомы с понятием 26% респондентов, частично знакомы больший процент от всех респондентов (32%), не знакомы с гибридным офисом 28%, слышали, но не знают значения этого понятия наименьший процент (14%) (рис. 4).
Рис. 4. Осведомленность персонала о понятии «гибридного офиса»
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Более актуальными формами организации труда для организации респондентов считаются гибридный офис (58%) и коворкинги (42%). Также актуальным считается полностью удаленный офис, его отметили 40% респондентов. Менее всего актуальным считается стандартный офисный формат (30%) (рис. 5).
Рис. 5. Какие формы организации труда считаются более актуальными для организации.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Гибридный офис, как форма организации труда используются в 20% организациях, где работают респонденты. 14% используют полностью удаленный формат работы и лишь 4% пользуются услугами коворкинга. Большинство предприятий используют стандартный офисный формат (62%). При этом, по данным исследования 86% компаний Москвы, Петербурга и городов-миллионников планируют в 2022 г. сочетать удаленную и офисную работу (рис. 6).
Рис. 6. Использование форм организации труда на предприятии.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Из основных рисков гибридной формы организации труда выделяются проблемы, связанные с мошенничеством (56%), так как удаленное рабочее место более уязвимо, в том числе из-за публичных каналов связи, а также сложность соблюдения информационной безопасности, защиты данных и обеспечения устойчивого функционирования гибридного пространства (50%). Ущерб развитию инноваций и технологий, в следствии снижения «концентрации знаний» отметили 44% респондентов и снижение спроса на коммерческую недвижимость – 24% (рис. 7).
Рис. 7. Основные риски гибридной формы организации труда.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Среди основных преимуществ гибридной модели для работников выделяются гибкий график (52%), возможность уединенно подумать над решением важных задач (46%), снижение монотонности в трудовой деятельности (44%). А также комфорт и поддержание баланса между работой и личной жизнью отметили 34% респондентов, время для саморазвития отметили 32% респондентов. И наименьший процент респондентов (22%) из основных преимуществ выделили экономию времени (рис. 8).
Рис. 8. Основные преимущества гибридной модели для работников.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Из основных преимуществ гибридной модели для компании подчеркиваются снижение затрат на покупку оборудования (52%), вовлеченность сотрудников (48%), а также снижение затрат на аренду помещений (40%). Меньше выделяются респондентами высокая производительность сотрудников (32%) и гибкость работы (30%) (рис. 9).
Рис. 9. Основные преимущества гибридной модели для компании.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Что касаемо рисков гибридной модели касаемо работников, то здесь больше всего выделяются такие риски, как сочетание домашних и рабочих обязанностей (60%). Затем респонденты выделяют нехватку живого общения (44%), повышение стресса из-за ненормированного режима труда (34%), обесценивание собственных успехов (32%), проблемы с концентрацией (30%), сложность коммуникации с коллегами (28%). Меньше всего отмечают такие риски, как: отсутствие самодисциплины (22%) и сложность адаптации (20%) (рис. 10).
Рис. 10. Основные риски гибридной модели для работника.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Для компании выделяются следующие основные риски гибридной модели: сложность функции контроля за работниками (54%), серьезные вложения в модернизацию и наращивание технических средств (52%) и замедление документооборота (40%). Возможность того, что лояльный к сотрудникам режим работы не повысит их лояльность к компании, отметили 32% респондентов, ослабление корпоративной культуры отметили 24% и снижение продуктивности персонала выделяют 22% респондентов (рис. 11).
Рис. 11. Основные риски гибридной модели для компании.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
В настоящее время авторами исследования разработано техническое задание для создания мобильного приложения «HHO (Help Hybrid Office)», которое позволит оптимизировать работу персонала в условиях гибридного офиса и минимизирует большинство рисков, которые были идентифицированы в процессе теоретического исследования и по результатам опроса.
Таким образом, внедрение мобильного приложения даст следующие преимущества в условиях гибридного офиса:
- Удобство. Мобильное приложение дает возможность коммуницировать с любым сотрудником, где бы он не находился. В отдельных чат-комнатах переписки сохраняются, что позволяет вернуться к ним в любой момент и получить необходимую информацию.
- Создание нескольких чат-комнат. Это позволит упростить обсуждение конкретных проектов или задач, чтобы не допустить путаницы и не упускать важные моменты.
- Звонки. Мобильное приложение дает возможность не только звонить любому сотруднику без необходимости оплачивать сотовую связь, но и проводить целые видеоконференции на той же платформе.
- Безопасность. Приложение позволит защитить конфиденциальную информацию.
- Скорость. Мобильное приложение дает возможность быстро обмениваться текстовыми и медиафайлами в любой момент.
Представим разработанную авторами логическую схему интеграции мобильного приложения «HHO (Help Hybrid Office)», позволяющей эффективнее работать в условиях гибридного формата (рис. 12).
|
1.5 Выявление возможных рисков при внедрении разработки мобильного приложения для оптимизации работы в условиях гибридного офиса |
1. Chulanova, O.L. Analiticheskiy obzor raspostraneniya udalennoy raboty (zarubezhnyy i rossiyskiy opyt) / O. L. Chulanova, D. A. Mihaylichenko // Materialy Afanas'evskih chteniy. - 2021. - № 3(36). - S. 13-20. - EDN XPYFEV.
2. Chulanova, O.L. Primenenie tehnologii mikroobucheniya personala na udalennoy rabote v usloviyah pandemii COVID-19 / O. L. Chulanova, A. A. Hisamutdinova // Upravlenie chelovecheskimi resursami: teoriya, praktika, perspektivy : Sbornik nauchnyh trudov nacional'noy nauchno-prakticheskoy konferencii, Novosibirsk, 26-30 aprelya 2021 goda / Pod redakciey d-ra ekon. nauk., professora, zav. kafedroy ekonomiki truda i upravleniya personalom NGUEU S. I. Sotnikovoy. - Novosibirsk: Novosibirskiy gosudarstvennyy universitet ekonomiki i upravleniya "NINH", 2021. - S. 189-201. - EDN DIAIDD.
3. Subocheva, A.O. Ispol'zovanie gibkih form zanyatosti v upravlenii personalom organizacii / A. O. Subocheva, V. Yu. Noginova // Samoupravlenie. - 2022. - № 1(129). - S. 552-555.
4. Mihaylov, A.A. Upravlenie personalom v usloviyah udalennoy i gibridnoy zanyatosti / A. A. Mihaylov, V. I. Fedulov // Upravlencheskiy uchet. - 2021. - № 10-3. - S. 522-528.
5. Konovalova, V.G. Gibridnaya model' raboty: poisk balansa / V. G. Konovalova // Upravlenie chelovecheskimi resursami - osnova razvitiya innovacionnoy ekonomiki: Materialy X Mezhdunarodnoy nauchno-prakticheskoy konferencii, Krasnoyarsk, 25-27 marta 2021 goda. - Krasnoyarsk: 2021. - S. 70-76.
6. What is a Hybrid Office? [Elektronnyy resurs]. URL: https://www.investopedia.com/hybrid-office-5200246
7. Hoyna, M.N. Gibridnaya model' rabochego prostranstva kak effektivnaya forma zanyatosti v period cifrovoy ekonomiki / M. N. Hoyna // Social'naya real'nost' virtual'nogo prostranstva: Materialy III Mezhdunarodnoy nauchno-prakticheskoy konferencii, Irkutsk, 20 sentyabrya 2021 goda / Pod obschey redakciey O.A. Polyushkevich. - Irkutsk: 2021. - S. 310-313.
8. Haritonova E. Pochemu vse bol'she lyudey mechtayut rabotat' v gibridnom ofise - chem on tak horosh. // Sovkomblog (elektronnyy sbornik statey) [Elektronnyy resurs] / URL: https://sovcombank.ru/ blog/biznesu/pochemu-vse-bolshe-lyudei-mechtayut-rabotat-v-gibridnom-ofise--chem-on-tak-horosh
9. Vasil'eva E.V. «TELE-VSEGO» i gibridnaya ofisnaya model' - novye mirovye trendy posle pandemii COVID-19 / Tekst nauchnoy stat'i po special'nosti «SMI (media) i massovye kommunikacii» // [Eletronnyy resurs] URL: https://cyberleninka.ru/article/n/tele-vsego-i-gibridnaya-ofisnaya-model-novye-mirovye-trendy-posle-pandemii-covid-19
10. Stiv Hogarti. Chto takoe gibridnaya model' rabochego prostranstva // WeWork: tendencii i analiz rabochih prostranstv / [Elektronnyy resurs] URL: https://www.wework.com/ru-RU/ideas/workspace-solutions/flexible products/ hybrid-workplace
11. Meshkov S. Kak gibridnyy ofis stanovitsya novoy real'nost'yu. Mir cifrovyh i informacionnyh tehnologiy | IT-World.ru: IT-soobschestvo, stat'ya ot 26.07.2021, [Elektronnyy resurs] - URL: https://www.it-world.ru/tech/practice/177030.html
12. Manolova, Yu.G. Kak organizovat' rabotu gibridnogo ofisa / Yu. G. Manolova // VUZ i real'nyy biznes. - 2021. - T. 1. - S. 176-185.
13. Vorobey, E. K. Kovorking v Rossii: sostoyanie i prognoz razvitiya / E. K. Vorobey, K. D. Vorobey // Sochi Journal of Economy. - 2021. - T. 15. - № 4. - S. 381-391. -
14. Maksimovich, L.V. Gibridnaya model' ofisnoy i udalennoy raboty kak sposob uvelicheniya dohodov kommercheskoy organizacii / L. V. Maksimovich, K. E. Nikanorova // Molodezhnye idei Rossii - 2021 (MIR - 2021) : Materialy III regional'nogo nauchnogo foruma molodezhi, Engel's, 25 yanvarya 2021 goda. - Engel's: Obschestvo s ogranichennoy otvetstvennost'yu "Institut nauchnyh issledovaniy i razvitiya professional'nyh kompetenciy", 2021. - S. 54-58.
15. Emel'yanova O.Ya., Samsonov V.S., Shershen' I.V. Distancionnaya deyatel'nost' kak aktual'naya forma zanyatosti rabotnikov na mirovom rynke truda // Region: sistemy, ekonomika, upravlenie. 2019. № 2. S. 35-41.
