Введение
Внедрение системы контроллинга для организаций сферы культуры позволит наладить взаимодействие службы контроллинга с остальными подразделениями организации для построения эффективной системы управления, определения целей и принципов функционирования, определит сферу полномочий каждого подразделения и отдельных сотрудников, что в совокупности поспособствует достижению стратегических и оперативных целей, поставленных для организаций культуры. В связи с изменениями в мировой экономике управление организацией требует трансформации, так как экономика приобрела следующие характерные черты:
- организации функционируют во взаимосвязи внутренней и внешней среды;
- основной целью деятельности организаций сферы культуры признается качество предоставляемых услуг и удовлетворение посетителей;
- легкая и быстрая адаптивность ко всем изменениям внешней среды;
- рост ценности высококвалифицированных специалистов в своей области;
- повышение значимости организационной культуры и системы мотивации сотрудников [3].
Непосредственное внедрение контроллинга в текущую деятельность организации поможет обладать организации всеми этими чертами, что и подчеркивает актуальность выбранной темы исследования. Вместе с тем стоит отметить, что в такой ситуации для внедрения контроллинга необходимо использовать специализированные методики, позволяющие эффективно решить эту задачу. К наиболее популярным, простым и в то же время действенным методикам относится составление дорожной карты, что и послужит целью написания данной статьи.
Дорожная карта – это инструмент управления реализацией проекта, представляющий наглядный пошаговый сценарий, последовательность действий, как основных этапов, приводящих к заранее известным целям, с генеральной целью в виде реализации стратегии. В контроллинге, тот самый непосредственный алгоритм, называемый дорожной картой, является одним из ключевых факторов успеха при внедрении, так как именно в процессе прохождения дорожной карты заключается в оценке имеющихся ресурсов, выявления узких мест, рисков и возможностей. От того, хорошо ли обдумана целесообразность внедрения системы контроллинга в организацию сферы культуры, а также на сколько качественно и полно проанализирована существующая в организации система управления и на сколько она успешно функционирует в настоящем, напрямую зависит длительность и стоимость проекта внедрения контроллинга [1].
Сложно выделить непосредственно авторов, занимающихся вопросами построения дорожной карты или алгоритма непосредственно внедрения системы контроллинга, однако стоит отметить труды авторов в смежных тематиках: Э. Майэр, Ф. Кросби, А.Л. Пименова, Р. Манн, К. Исикава, Д. Чампи, А. Фейгенбаум, Г.Л. Багиев, М. Портер, Е.В. Новикова, С.Я. Юсупова и др.
Следует отметить, что дискуссии по оптимизации этапов создания и внедрения системы контроллинга хозяйствующими субъектами в современной литературе продолжаются и сейчас. Необходимость внедрения контроллинга в деятельность предприятий сферы культуры обусловлена низким уровнем менеджмента, который использует устаревшие методы управления и является одной из причин возникновения кризисной ситуации.
Обсуждение результатов. Возвращаясь к построению дорожной карты, стоит отметить, что внедрение системы контроллинга в организации сферы культуры должно происходить системно и последовательно [7]. Так как внешняя среда устанавливает для внутренней ряд ограничений и условий ее деятельности, стоит отметить, что ряд факторов приводит к сложности в познании, прогнозировании и управлении, так как с развитием общества конкурентная борьба за удовлетворение потребностей потребителей заставляет организации культуры постоянно развиваться и повышать качества своих товаров и услуг. Именно дорожная карта внедрения контроллинга, в этом случае, должна способствовать улучшению позиций организаций культуры в обществе. Однако внедрение контроллинга с использованием дорожной карты в российских компаниях явление достаточно новое и мало изученное и именно поэтому данный процесс сталкивается с различными препятствиями и сопровождается, к сожалению, многочисленными ошибками. Также, говоря о специфике внедрения контроллинга непосредственно в организациях сферы культуры, стоит отметить, что культура является не прибыльной отраслью, и ее эффективность следует измерять в каких-либо качественно иных показателях, нежели рентабельность, прибыльность, ликвидность и т.д. – именно такую систему ключевых показателей эффективности возможно разработать в процессе построения дорожной карты внедрения контроллинга. Учитывая все вышеизложенное, а также особенности организаций сферы культуры, авторами статьи разработана и предложена к внедрению дорожная карта, которая представлена на рис. 1.
Далее подробно рассмотрим поэтапно все процессы, происходящие при внедрении контроллинга в организацию сферы культуры, и включенные в дорожную карту.
Процесс внедрения системы контроллинга для организаций культуры начинается с обоснования и принятия соответствующего решения. Стоит сразу отметить, что нельзя начинать процесс внедрения системы контроллинга на этапе внезапного снижения ключевых показателей эффективности деятельности, так как это еще больше усугубит процесс ввиду сложности и значительной стоимости внедрения [2]. Данный этап дорожной карты внедрения системы контроллинга представлен на рис. 2.
Непосредственно после принятия положительного решения о внедрении системы контроллинга, согласно дорожной карте, необходимо провести подготовку организации сферы культуры к внедрению системы контроллинга и продиагностировать существующие в организации элементы контроллинга. Более детально и наглядно данный этап представлен на рис. 3.
Комментируя рис. 3 и второй этап внедрения контроллинга в организации культуры, согласно дорожной карте, целесообразно подробнее остановиться на каждой составляющей. Система управленческого учета и отчетности в организациях культуры формально существует и предоставляет необходимую Министерству культуры РФ информацию, однако этого абсолютно точно не достаточно, и вся в целом система нуждается в ряде существенных преобразований. Необходимо пересмотреть полезность форм отчетности и периодичность их составления.
Оценивая систему планирования организаций сферы культуры, стоит упомянуть план финансово-хозяйственной деятельности, составляемый такими организациями для расчета необходимого уровня финансирования в будущем году. То есть, определенная система планирования в организациях культуры также уже существует, однако существует она лишь в рамках основной деятельности, которая финансируется за счет субсидий, и в данной отчетности лишь обобщенно учитываются будущие поступления от приносящей доход деятельности, как источник покрытия части расходов будущего периода. Соответственно никаких систем бюджетирования, вариантов стратегических планов и в принципе элементов планирования в рамках приносящей доход деятельности для организаций культуры не предусмотрено. Для внедрения контроллинга в такие организации необходимо будет подтягивать данную систему до соответствующего потребностям контроллинга уровня, в первую очередь, распространением элементов планирования на приносящую доход деятельность.
Система контроля и анализа, в свою очередь, заключается в текущем мониторинге результатов финансово-хозяйственной деятельности организации культуры, данный процесс заключается в постоянном анализе отклонений фактических величин от планируемых и выявлении причин этих отклонений [5].
Оценивая степень автоматизации деятельности, стоит отметить, что с данным критерием в организациях культуры особенно крупного и среднего размера меньше всего проблем. Как правило, в таких организациях автоматизировано порядка 80% учетного процесса. В таких организациях, как правило, применяется специальная электронно-пропускная входная группа, которая начинается продажей билетов в кассе или через специальный терминал, и заканчивается непосредственно пропуском посетителей на территорию музея по приобретенным билетам.
На основе полученных результатов в ходе диагностики существующих в организациях сферы культуры элементов контроллинга необходимо выявить самые существенные возникающие проблемы и установить определенные требования к внедрению системы контроллинга. Исходя из этого, следующим этапом дорожной карты внедрения системы контроллинга в организации культуры следует назвать – разработку организационно-методологической модели контроллинга, формирование которой включает ряд аспектов, что наглядно представлено на рис. 4.
Далее, переходя к следующему этапу внедрения контроллинга в организациях сферы культуры, согласно разработанной дорожной карте, необходимо определиться со способом автоматизации контроллинга. Иными словами, необходимо решить будет ли использована существующая информационная система или необходимо внедрять новую систему [3].
Последний этап внедрения системы контроллинга заключается в непосредственном физическом внедрении отдела контроллинга в процесс деятельности организации. Для этих целей в организации формируется проектная группа, которая непосредственно будет заниматься внедрением системы контроллинга [4].
Использование такой последовательности в дорожной карте внедрения контроллинга в организации сферы культуры позволит поэтапно качественно определить основные критерии дальнейшего построения системы, направленной на долгосрочное эффективное существование организации и достижение поставленных в процессе целей. Организационно методологическая модель контроллинга поможет по определенному алгоритму протестировать организацию на предмет дальнейшего внедрения системы контроллинга адаптированной непосредственно к специфике организации и сформировать системный взгляд на контроллинг, как функцию управления организацией.
Заключение. В заключение стоит отметить, что использование такой дорожной карты универсально и поможет оценить необходимость внедрения контроллинга в организацию культуры, после чего проведет по всем необходимым этапам построения и внедрения действительно нужной, полезной и самое главное эффективной системы и службы контроллинга для организаций сферы культуры. Однако стоит также отметить, что сама по себе дорожная карта отображает главные и промежуточные цели, ожидаемый эффект, а также что у дорожных карт может быть различный уровень детализации и способ ее представления. В саму дорожную карту могут вноситься изменения на каждом этапе, так как это не строгий план действий, а метод облегчения понимания и согласованности внутри проекта. Таким образом, дорожная карта внедрения контроллинга в организации культуры передает общее видение процесса.
