Брянская область, Россия
Россия
ГРНТИ 55.01 Общие вопросы машиностроения
ГРНТИ 55.13 Технология машиностроения
Рассматривается методология управления процессами менеджмента образовательной организации на основе функционально-стоимостного ана-лиза (ФСА). Предлагается подход к структурированию процессов менеджмента, поволяющий снизить уровень неопределенности в функционировании управленческих процессов в организации.
система менеджмента, образовательная организация, процессы менеджмента, функционально-стоимостной анализ, функциональная модель, структурирование
В практике управления качеством продукции, в том числе и качеством образования, достаточно широко применяется функционально-стоимостной анализ (ФСА), суть которого, как известно, заключается в исследовании функций любого объекта (продукции, процесса и т.п.) с последующей минимизацией затрат на их реализацию при обеспечении качества, результативности и эффективности [1-3].
Последовательность проведенния ФСА включает следующие шаги [1]:
- Формулирование функций исследуемого объекта.
- Классификация функций в зависимости от их разновидностей (главные, второстепенные, основные и вспомогательные).
- Оценка весомости функций на основе определения их значимости и относительной важности.
- Сопоставление количественных оценок функций с затратами на их исполнение с целью выявления несоответствий, т.е. превышения над их значимостью.
- Выявление и устранение причин таких несоответствий.
На наш взгляд, проведению ФСА должен предшествовать структурный анализ объекта исследования с позиций системного подхода. В основе системного подхода, как известно, лежит разработка методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов – систем разных типов (общественных систем, технологических систем и др.).
Под системой понимают некое множество структурно и функционально взаимосвязанных элементов, образующих устойчивое единство, т.е. целостность. Другое положение системного подхода указывает на то, что в системе целое больше суммы входящих в него частей, подчеркивая тем самым, что системы – интегративные множества с присущими им определенными совокупными качествами и закономерностями. Третье положение говорит о том, что всякая система является в то же время частью другой, более обширной системы, а ее компоненты и подсистемы, в свою очередь, могут изучаться как самостоятельные системы. Это положение раскрывает так называемый принцип иерархичности, многоуровневости строения систем. Отдельные уровни системы обусловливают определенные аспекты ее поведения, а ее целостное функционирование является результатом взаимодействия всех ее сторон, уровней. Для систем характерно не только наличие связей и отношений между образующими их элементами, но и неразрывное единство со средой, во взаимоотношениях с которой они проявляют свою целостность.
Главные характеристики системы:
1. Структура S, определяемая:
а) рядом ее элементов E={e1, e2, …, en}, где n
– число элементов системы;
б) соответствующими свойствами элементов p={p(ei)}
;
в) связями элементов, определяемыми как отношения между элементами, R={R(ei ej)}.
Таким образом, структура системы представляет собой множество S={E,P,R}.
2. Входы и выходы. Каждая система может быть отделена гипотетической оболочкой от ее окружения. Связи между системой и окружением, пересекаемые оболочкой, можно разделить на входы {X}
и выходы {Y}
.
Входы и выходы можно разделить на три общие категории: вещество, энергия, информация.
3. Функция. Функция системы (F)
, используемой для некоторой цели, состоит в преобразовании входов {X} в выходы {Y}. Это преобразование можно описать математическими уравнениями, физическим аналогом, словесно и т.п.
Структурное описание системы представляет собой попытку понять поведение системы через ее элементы (части, уровни), а функциональное описание – понять ее взаимодействие с окружающей средой через соотношения между входами и выходами.
Общая методика системного подхода включает следующие этапы:
1. Определение функции системы:
а) отделение системы от ее окружения путем выбора оболочки (с расположением ее как можно ближе к главным деталям механической системы);
б) перечисление всех входов и выходов;
в) описание функциональных соотношений между входами и выходами.
2. Определение структуры системы:
а) идентификация элементов системы;
б) определение взаимосвязей между элементами;
в) выявление соответствующих свойств элементов.
Функциональное описание системы должно быть дополнено подробным изучением изменения структуры системы во времени и влияния такого изменения на ее функциональное поведение. Так, при описании систем менеджмента следует учитывать, что они обладают структурой и функцией динамических систем, свойства элементов которых могут изменяться во времени.
Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы (рис. 1). При этом любая деятельность (или комплекс деятельности), в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс; зачастую выход одного процесса непосредственно образует вход следующего.
В соответствии с теорией всеобщего управления качеством (Total Quality Management – TQM) процесс рассматривается как любая организованная деятельность, спланированная генерировать предварительно установленный для определенного пользователя выход, обеспечивая при этом необходимый вход процесса. Такая деятельность может быть любого рода: планирование, проектирование, исследование, производство, администрирование и т.п.
У любого процесса есть свои границы, определяющие его начало (вход) и конец (выход). Выход процесса, по существу, является результатом преобразования входа, которое может быть классифицировано следующими четырьмя категориями:
- физическое преобразование;
- преобразование места расположения;
- преобразование сделки, договора, протокола или ведения дела;
- информационное преобразование.
Процесс выполняет свою деятельность, используя определенные ресурсы (людей, оборудование и т.д.), при этом ресурсы часто рассматривают как один из входов процесса.
Приведем еще одно определение понятия «процесс» [5]. Процесс – это упорядоченная целенаправленная последовательность повторяющихся операций, имеющая начало и конец, в результате выполнения которой создается продукт или услуга:
- последовательность означает наличие двух или более этапов или операций;
- упорядоченность – наличие устойчивой последовательности этапов или операций;
- повторяемость – цикличность операций;
- наличие начала и окончания – согласованные точки старта и финиша;
- продукт или услуга – соответственно осязаемый или неосязаемый выход.
Приведем другое определение процесса и связанных с ним понятий [6]. Процесс – совокупность последовательно или/и параллельно выполняемых операций, преобразующая материальный или/и информационный потоки в соответствующие потоки с другими свойствами. Процесс протекает в соответствии с управляющими директивами, вырабатываемыми на основе целей деятельности. В ходе процесса потребляются финансовые, энергетические, трудовые и материальные ресурсы и выполняются ограничения со стороны других процессов и внешней среды.
Структурно процесс может быть представлен так, как это показано на рис. 2.
Этап – часть процесса, характеризующая качественное изменение рассматриваемого объекта (например, изменение характера деятельности или воздействий на объект). Примерами этапов некоторых процессов менеджмента являются подготовительный, основной и заключительный.
Процесс обработки данных, например, можно разделить на четыре укрупненных этапа:
1. Начальный (первичный). Сбор исходных данных, их регистрация (прием первичных документов, проверка полноты и качества их заполнения и т.д.). Сбор и регистрация данных может осуществляться следующими способами:
– механизированный - сбор и регистрация информации с использованием простейших приборов (весы, счетчики, приборы учета времени и т.д.);
– автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, систем сбора и регистрации.
2. Подготовительный. Прием, контроль, регистрация входной информации и перенос её на машинные носители. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод.
3. Основной. Непосредственно обработка информации. Предварительно может быть выполнен ряд операций, например сортировка данных.
4. Заключительный. Контроль, выпуск и передача результатной информации, её размножение и хранение.
Операция – совокупность последовательно или/и параллельно выполняемых действий, преобразующих объекты, входящие в состав материального или/и информационного потока, в соответствующие объекты с другими свойствами [7]. Операция выполняется: а) в соответствии с директивами, вырабатываемыми на основе директив, определяющих протекание процесса, в состав которого входит операция; б) с потреблением всех видов необходимых ресурсов; в) с соблюдением ограничений со стороны других операций и внешней среды.
Операции состоят из действий. Действие – преобразование какого-либо свойства материального или информационного объекта в другое свойство. Действие выполняется в соответствии с командой, являющейся частью директивы на выполнение операции, с потреблением необходимых ресурсов и соблюдением ограничений, налагаемых на осуществление операции.
Действия можно подразделять на основные, связанные с преобразованием рассматриваемого объекта, и вспомогательные, необходимые для выполнения основных действий. Характер действий определяется функциями выполняемых операций.
Представленная на рис. 2 схема является структурной моделью процесса менеджмента. Аналогичным образом может быть построена функциональная модель. Данная модель может быть представлена в табличной форме (таблица) или в виде схемы (рис. 3).
Таблица
Функциональная модель процесса организации научно-практической конференции [2]
|
Функция |
Обозначение |
Исполнитель функции |
Затраты на реализацию функции в долях к функции в целом |
|
|
Подготовка к проведению конференции |
F1 |
В данной графе указывается Ф.И.О. ответственных за исполнение функций |
1 |
|
|
Определение тематики и основных направлений конференции |
F11 |
0,07 |
||
|
Создание рабочей группы |
F12 |
0,07 |
||
|
Распределение обязанностей между членами группы |
F121 |
0,04 |
||
|
Определение руководителей конференции и ее секций |
F122 |
0,04 |
||
|
Определение места и времени проведения конференции |
F123 |
0,07 |
||
|
Рассылка информационных писем |
F124 |
0,21 |
||
|
|
F13 |
0,30 |
||
|
Издание сборника конференции |
F131 |
0,20 |
||
|
Проведение конференции |
F2 |
1 |
||
|
Проведение пленарного заседания |
F21 |
0,3 |
||
|
Организация работы секций |
F22 |
0,4 |
||
|
Подведение итогов конференции |
F23 |
0,3 |
||
|
Заключительный этап конференции |
F3 |
1 |
||
|
Рассылка решений конференции |
F31 |
0,2 |
||
|
Рассылка сборника тезисов докладов |
F32 |
0,5 |
||
|
Информирование общественности о результатах проведения конференции |
F33 |
0,3 |
Построение функциональных моделей процессов менеджмента в виде таблицы или схемы позволит исключить дублирование функций отдельными исполнителями и минимизировать затраты на их осуществление. Затраты могут быть рассчитаны на основе известных методик.
Подобным образом могут быть построены функциональные модели отдельных структурных подразделений образовательной организации (кафедры, факультета, института и др. подразделений). Выявленные при этом функции должны быть положены в основу разработки положений о структурных подразделениях, а также должностных инструкций их сотрудников.
Применение рассмотренного в статье функционального подхода, несомненно, будет способствовать повышению результативности и эффективности процессов менеджмента в образовательной организации.
1. Наумова, Н.А. Функционально-стоимостной анализ в управлении инновационными процессами технического университета / Н.А. Наумова, Е.В. Хоменко // Менеджмент качества. - 2010. - № 25 (190). - С. 9-18.
2. Шарашкина, Т.П. Функционально-стоимостной анализ в системе инструментов совершенствования процессов в вузе / Т.П. Шарашкина, А.Т. Шилкина // Менеджмент качества. - 2013. - № 37 (340). - С. 32-37.
3. Наумова, Н.А. Экспертные методы в функцио-нально-стоимостном анализе научно-образовательной деятельности кафедры / Н.А. Наумова // Университетское управление: практика и анализ. - 2014. - № 3(91). - С. 103-109.
4. Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. - М.: Стандарты и качество, 2004. - 408 с.
5. Ривелл, Дж.Б. Главное о качестве. Справочник от А до Я / Дж.Б. Ривелл; пер. с англ. А.Л. Раскина; под науч. ред. В.Л. Шпера. - М.: Стандарты и качество, 2006. - 232 с.
6. Рекомендации по стандартизации Р50.1.028-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования.
7. Горленко, О.А. Процессный подход к менедж-менту качества / О.А. Горленко, И.Г. Манкевич; под ред. О.А. Горленко. - Брянск: БГТУ, 2008. - 168 с.
