ВНЕДРЕНИЕ ИНСТРУМЕНТОВ БЕРЕЖЛИВОГО ПРОИЗВОДСТВА В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ МОСКОВСКОГО ПОЛИТЕХА
Аннотация и ключевые слова
Аннотация (русский):
Рассматривается возможность внедрения принципов бережливого производства в деятельность кадровой службы ВУЗа, которые рассматриваются как основа для создания плана действий по улучшению рабочих процессов в подразделениях кадровой службы.

Ключевые слова:
бережливое производство, виды потерь, реестр процессов, процесс «Управление персоналом».
Текст
Текст (PDF): Читать Скачать

Бережливое производство играет ведущую роль в снижении затрат организаций за счет выявления и устранения всех видов потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Работа по устранению потерь должна проводиться постоянно. С этой целью используются инструменты бережливого производства (система 5С, средства визуального контроля, стандартизированная работа, система вытягивания и др.), направленные на повышение качества работы.

В последние годы инструменты бережливого производства все чаще пытаются внедрить и во внепроизводственные сферы, в том числе в образование, здравоохранение, финансы, строительство и т.д. [1, с. 23–25].

В данной работе исследуется возможность внедрения концепции бережливого производства в деятельность кадровой службы Московского Политеха.

Отдел кадров является структурным подразделением Университета, целью деятельности которого является реализация кадровой политики в соответствии со стратегическими целями и задачами развития Университета.

Отдел кадров в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

  1. Прием, перемещение, увольнение работников Университета и издание соответствующих приказов.
  2. Обеспечение документального оформления приема на постоянную, временную работу и работу по совместительству, согласно трудовому законодательству, действующим правилам и инструкциям.
  3. Учет и работа с бланками, анкетами, трудовыми книжками и вкладышами к ним, а также с другой документацией, заполняемой при приеме, переводе и увольнении работника.
  4. Подготовка требуемых материалов и отчетов по кадрам и представление их в вышестоящие организации.
  5. Оформление и выдача необходимых справок, выписок из трудовых книжек, копий документов, связанных с трудовой деятельностью в Университете, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
  6. Оформление разрешений на пропуск в Университет.
  7. Подготовка документов по пенсионному страхованию и представление их в Пенсионный фонд, и органы социального обеспечения.
  8. Объявление, подготовка и проведение конкурсного отбора на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников Университета.
  9. Организация составления графика отпусков, учет использования работниками отпусков в соответствии с утвержденными графиками, дополнительных и учебных отпусков.

Основное внимание в структуре отдела кадров занимает процесс «Управление персоналом».

Для анализа данного процесса применяется процессный подход. Применительно к Университету реестр процессов и видов деятельности представлен в табл. 1.

 

Таблица1

Реестр процессов и видов деятельности Университета

1.

Деятельность руководства

1.1

Разработка политики и целей развития организации. Планирование деятельности. Управление рисками

1.2

Распределение ответственности и полномочий

1.3

Анализ деятельности со стороны руководства

1.4

Информирование общества о деятельности Университета

2

Основные процессы / виды деятельности

2.1

Маркетинг

2.2

Проектирование и разработка основных образовательных программ

2.3

Довузовская подготовка и прием студентов

2.3.1. Довузовская подготовка

2.3.2. Прием студентов

2.4

Реализация основных образовательных программ

2.5

Научные исследования и разработки

2.6

Подготовка научно-педагогических и научных кадров

2.6.1. Разработка и реализация программ подготовки научно-педагогических и научных кадров

2.6.2. Функционирование диссертационных советов и аттестация научно-педагогических и научных кадров

2.7

Социально-воспитательная и внеучебная работа

2.8

Разработка и реализация образовательных программ дополнительного профессионального образования

2.9

Разработка и реализация программ повышения квалификации персонала

3.

Обеспечивающие процессы / виды деятельности

3.1

Управление персоналом

3.2

Библиотечное обслуживание

3.3

Редакционно-издательская деятельность

3.4

Управление образовательной средой

3.4.1. Управление инфраструктурой 

3.4.2. Организация безопасности жизнедеятельности

3.4.3. Управление закупками

3.5

IT – инфраструктура

3.6

Управление документацией и записями

4.

Измерение, анализ и улучшения в рамках основных и обеспечивающих процессов / видов деятельности

4.1

Внутренние аудиты

4.2

Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия

4.3

Мониторинг, измерение, анализ, улучшение процессов и видов деятельности.

 

Схема взаимодействия процессов и видов деятельности Университета представлена на рис. 1.

Основная идея внедрения принципов бережливого производства в деятельность Университета состоит в постоянном стремлении исключить любые виды потерь, не добавляющих ценности образовательному и / или научному процессам. Бережливый Университет – это особая схема управления вузом.

В целях управления персоналом были проанализированы инструменты бережливого производства и были выявлены основные виды потерь в деятельности кадровой службы (табл. 2).

Таблица 2

Основные виды потерь в деятельности кадровой службы

Вид потерь

Определение

Примеры потерь

Перепроизводство

Выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется.

Составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны;

изготовление лишних копий документов;

пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз;

ввод повторяющейся информации во множество документов

Ожидание

Любое ожидание (людей, подписи, информации и т.д.)

Большое количество обязательных подписей и разрешений;

зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задач;

задержки в получении информации;

проблемы с программным обеспечением;

выполнение задачи разными отделами;

нечеткое распределение зон ответственности между подразделениями

Движение

Любые передвижения людей, документов и / или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность

Поиск файлов на компьютере;

поиск документов в картотеке;

постоянное перечитывание справочников в поисках информации;

передача документов на следующий этап работы вручную;

выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействия

Перемещение

Бесполезные перемещения документов, которое не добавляет ценности

Отправка ненужных документов;

слишком частая регистрация документов, находящихся в работе;

слишком большое количество адресов в списке рассылки;

передача документов на следующий этап работы вручную;

выполнение одной задачи несколькими работниками;

неправильная расстановка приоритетов

Излишняя обработка

Лишние операции или избыточные усилия при выполнении работы, которые не нужны потребителю

Дублирующие друг друга отчеты или информация;

ввод повторяющихся данных;

распространение недостоверной информации;

постоянная правка документов;

ненужные проверки

Запасы

Кипы бумаг, лишние канцелярские принадлежности, большое число подписей на документах

Документы, ожидающие чьей-либо подписи или визы;

работа, для продолжения которой требуется завершение других процессов;

устаревшие документы;

устаревшее офисное оборудование;

недостаточная подготовка вспомогательного персонала;

покупка лишних канцелярских принадлежностей

Нерациональное использование рабочей силы

Использование труда людей нерационально, когда работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей.

Нарушение сроков выполнения заданий;

неравномерное распределение объема работ из-за того, что люди не обучены смежным специальностям;

частые прогулы и большая текучесть кадров;

неадекватная система управления результативностью;

недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.

 

В качестве инструмента, способного привести к сокращению потерь времени при взаимодействии с кадровым потенциалом Университета, было предложено внедрение и использование личного кабинета преподавателя.

Личный кабинет – инструмент для повышения эффективности взаимодействия с работником.

Личный кабинет – это ресурс, с помощью которого предполагается существенным образом упростить работу преподавателя, связанную с заполнением и представлением различных форм отчетности, заполнение трудовых договоров, заказов различных справок и копий документов, сократить количество бумажных форм, которые в настоящее время требуются от преподавателей, поскольку вся необходимая информация будет аккумулироваться и храниться в личном кабинете. 

В современное время человечество стоит на пороге глобальной информатизации общества. Благодаря стремительному развитию средств информационных и коммуникационных технологий возникает новая, информационная среда обитания и жизнедеятельности, формируется постиндустриальное, информационное общество. Именно поэтому возникает потребность использования личного кабинета в традиционном образовании.

В личном кабинете преподавателя предоставляется возможность работы со следующими индивидуальными ресурсами:

  • информация персонального характера (сведения о стаже, базовом образовании, повышении квалификации, образовательной деятельности, научных интересах и др.);
  • информация о научных трудах (учебниках и учебных пособиях, монографиях, опубликованных статьях, полученных патентах и др.);
  • материалы для оценивания образовательной деятельности обучающихся (электронные журналы по дисциплинам, методики оценивания);
  • сведения для оценки деятельности (определения рейтинга) преподавателей и кафедр;
  • методики (анкеты, опросники) оценки удовлетворенности организацией научно-образовательного процесса в Университете.

По мере необходимости функциональные возможности личного кабинета могут дополняться иными ресурсами.

Актуальность выбранного направления обусловлена тем, что роль личных кабинетов в современной жизни постоянно возрастает, личный кабинет приобретает большое значение не только для предпринимателей, но и для обычных пользователей информационными ресурсами. Вместе с тем, возможности личного кабинета полностью не исследованы, поэтому многие потенциальные пользователи личного кабинета не знают о его возможностях, что затрудняет его распространение.

Функционал личного кабинета представляет собой полномерный инструмент контроля и управления взаимодействиями с преподавателем, включающий в себя основные инструменты (рис. 4):

  • интеграция с 1С, переносящая данные из личного кабинета в 1С и наоборот;
  • управление задачами и бизнес-процессами;
  • возможность заказа различных справок и копий документов прямо со страницы личного кабинета,
  • возможность быстрого обмена документами (трудовыми договорами);
  • управление услугами и мн. др.
Список литературы

1. Теппинг Д. Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег / Дон Теппинг, ЭниДанн; Пер. с анг. - 5-е изд. - М.: Альпина Паблишер, 2018. - 322 с.

2. Управление качеством: учебник/ коллектив авторов; под общ. Ред. С.А. Зайцева. - Москва: КНОРУС, 2018. - 422 с.

3. Баранов А. Развитие производственных систем: стратегия бизнес-прорыва. Кайдзен. Лидерство. Бережливое производство/ А. Баранова и Р. Нугайбекова. - СПб.: Питер, 2015. - 272 с.

4. Вумек Дж., Джонс Д. Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании/Дж.Вумек, Д. Джонс. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009.

Войти или Создать
* Забыли пароль?