Принципы кадрового делопроизводства
Нестабильная экономическая ситуация побуждает организации предпринимать разнообразные меры к уменьшению собственных затрат. Многие организации используют такой простой и довольно распространенный способ оптимизации собственных расходов, как сокращение численности или штата работников организации. Второй излюбленной мерой организаций является снижение уровня оплаты труда сотрудников. Вместе с тем у организаций есть более эффективный метод снижения затрат — это улучшение качества документооборота, прежде всего, кадрового делопроизводства. Актуальность подобной меры стала более ценной с момента вступления в силу новых административных штрафов за нарушения трудового законодательства.
Работники всех сфер управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего времени тратят на работу с документами [1].
Управление персоналом сопровождается созданием большого количества документов. В процессе управления персоналом используются как текстовые документы на бумажной основе, так и электронные документы. Каждой организации с первого же дня своего существования важно организовать кадровое делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены принципы современного управления документами [2].
Современная система управления кадровым делопроизводством должна основываться на принципах, лежащих в основе менеджмента качества организации [3]:
- оперативность;
- современный научно-технический уровень (возможность ведения электронного документооборота и создания электронного архива);
- целесообразность и разумность операций по кадровому делопроизводству (осуществление операций, создание документов и работа с ними должны быть необходимы для достижения организационных целей);
- оптимальное сочетание бумажного и электронного документооборота (составление документов в бумажном виде только тогда, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).
Несоблюдение перечисленных принципов ведения кадрового делопроизводства чревато для организаций значительными штрафными санкциями.
