Сургут, Россия
В статье авторами представлен сравнительный анализ возможностей и рисков гибридного офиса, удаленной работы, коворкингов и традиционного офиса. Представлены результаты авторского исследования актуальности гибридного офиса как формы организации трудовой деятельности персонала. Представлена авторская логическая схема внедрения мобильного приложения для оптимизации рабочих процессов в условиях гибридного офиса. В статье представлена схема основных положений технического задания для мобильного приложения HHO (Help Hybrid Office). В своем авторском подходе по применению цифровых инструментов для минимизации рисков работы персонала в условиях гибридного офиса авторы рассматривают оптимизацию рабочих процессов в условиях гибридного офиса с помощью мобильного приложения HHO (Help Hybrid Office) через призму решения проблем, которые возникают при работе в режиме гибридного офиса с помощью инструментов из авторского приложения. Таким образом, показаны способы решения проблемы и преимущества для работника и преимущества для организации.
гибридный офис, удаленная работа, коворкинг, традиционный офис, возможности гибридного офиса, риски гибридного офиса, цифровые инструменты оптимизации работы персонала в условиях удаленного офиса, мобильное приложение HHO (Help Hybrid Office)
Введение (актуальность). Пандемия и последовавший за ней локдаун сделали вероятным проведение масштабного общественного эксперимента по использованию гибридного формата работы для большого числа наемных сотрудников и нанимателей. Образовавшая обстановка показала широкую практическую применимость моделей гибридной работы и, собственно, что самое важное, разрушила значительную долю барьеров восприятия и стандартов, связанных с предоставленной формой организации труда, как для нанимателей, так и для самих сотрудников. Ситуация спровоцировала ряд важных вопросов для осмысления базовых мнений, связанных с классической организацией труда, таких как рабочее пространство, сам график работы, роль и задачи сотрудника и работодателя.
В наших более ранних публикациях уже затрагивалась идея гибридного офиса и удаленной работы [1], были рассмотрены возможности и риски удаленной работы, и гибридного офиса [2]. Вопросам использования гибких форм занятости посвящено исследование Субочева А.О. и Ногиной В.Ю. [3]. Особенности управления персоналом в условиях удаленного офиса и гибридной работы рассматривает Михайлов А.А. и Федулов В.И. [4]. Поиску форм баланса в условиях гибридного офиса посвящено исследование Коноваловой В.Г. [5]
Цель данного исследования – провести сравнительную характеристику возможностей и рисков гибридного офиса, коворкингов, удаленной работы и офисной работы и провести исследование актуальности применения формата «гибридного офиса» в различных компаниях, идентифицировать риски и преимущества для персонала и для организации и разработать цифровые инструменты и сервисы, минимизирующие риски работы персонала в условиях гибридного офиса.
Гипотеза исследования: гибридный офис, безусловно, зарекомендовал себя во время эпидемии COVID, как эффективная альтернатива традиционным формам организации трудовой деятельности персонала и существует потребность разработки цифровых инструментов для оптимизации работы персонала в условиях гибридного офиса.
Объект исследования – гибридный офис, как форма организации трудовой деятельности персонала.
Предмет исследования – цифровые инструменты и сервисы, минимизирующие риски работы персонала в условиях гибридного офиса.
Методы и инструменты. Методологической основой исследования явились работы российских и зарубежных ученых, занимающихся изучением новых форм организации труда в современных условиях с целью устойчивого развития. Для достижения целей исследования были использованы следующие методы: опрос (Google Форма), методы сравнительного и логического анализа, библиометрический метод, метод оценки статистических данных, метод классификации.
Элементы научной новизны заключаются в разработке авторского подхода по применению цифровых инструментов для минимизации рисков работы персонала в условиях гибридного офиса.
Обсуждение и результаты. В табл. 1 представлены определения «гибридного офиса» разных исследователей.
Таблица 1
Различные трактовки понятия «гибридный офис»
|
Автор |
Определение |
|
Эми Фонтинель [6] |
Гибридный офис - это организация рабочего пространства, в которой менеджеры и сотрудники компании иногда работают вместе в физическом офисе, а иногда удаленно |
|
Хойна М.Н. [7] |
Гибридное рабочее место представляет собой пространство, обеспечивающее гибкую и беспроблемную совместную работу сотрудников организации из любого места. У работников появляется возможность выбирать, где и когда они будут работать, и распределять время между работой из дома и работой из центрального офиса |
|
Харитонова Е. [8] |
Гибридный офис - форма смешанного графика работы, которая совмещает загрузку работника в офисе и дома. |
|
Васильева Е.В. [9] |
Гибридный офис – это не удалёнка, и не гибкий график в офисе. Это офисная модель, объединяющая режим домашнего офиса (англ. Home office) и регулярные встречи сотрудников в стенах компании |
|
Стив Хогарти[10] |
Модель гибридного рабочего пространства — это тип рабочей среды, в которой сочетаются удаленная работа и работа в офисе. Типичное гибридное рабочее место предоставляет всем или некоторым сотрудникам возможность выбирать, где и когда они будут работать, и распределять время между работой из дома и работой из центрального офиса. |
Таким образом, под гибридным офисом понимается рабочая среда, организация рабочего пространства, предоставляющая сотрудникам возможность выбора места и времени работы. Гибридная модель объединяет формат офисной и дистанционной работы.
В табл. 2 представлена сравнительная характеристика различных форм организации трудовой деятельности. Гибридный формат, удаленный и коворкинги объединяет схожесть в гибком рабочем графике, частичной (или в случае удаленной работы – полной) свободой перемещений, а также возможность выбора места рабочей деятельности.
Таблица 2
Сравнительная характеристика различных форм организации трудовой деятельности (составлено авторами)
|
Характеристика |
Гибридный офис |
Удаленный формат |
Коворкинги |
Офисный формат |
|
Сущность |
Форма смешанного графика работы, которая совмещает загрузку работника в офисе и дома |
Организация рабочего процесса, при котором постоянные или временные сотрудники работают у себя дома, вместо того чтобы ездить на работу |
Организация труда персонала с разной занятостью в общем пространстве |
Организация рабочего процесса, в которой персонал работает только в офисном пространстве |
|
Рабочее место |
Неперсонифицированное |
Персонифицированное |
Неперсонифицированное |
Персонифицированное |
|
Процент присутствующих сотрудников в офисе |
Более 30% |
0% |
Зависит от ситуации |
100% |
|
Преимущества для сотрудника |
Возможность выстраивать график с учетом индивидуальных особенностей:
|
Полная свобода перемещений, независимость от местоположения, возможность путешествовать в другие места без перерыва от работы |
Больше свободы в выборе места и времени работы, возможность знакомства с вдохновляющими людьми, менее сидячая работа |
Нормированный рабочий день, регламентированные перерывы, социальная защищенность, стабильность и простота взаимодействия |
|
Недостатки для сотрудников |
Дефицит общения, утечка информации, отвлечение на домашние дела, возможность возникновения технических проблем, что может привести к срыву дедлайнов |
Нехватка «живого» контакта с коллегами, размываются границы рабочего дня, сложно полностью отвлечься от домашних дел |
Невозможность обеспечить полную тишину, не все коворкинги работают в режиме 24/7, возможна потеря личных вещей, малая распространенность, финансовые затраты, незакрепленные рабочие места |
Невозможен гибкий график работы, соблюдение дресс-кода, затраты времени на дорогу, риск сезонных заболеваний из-за большого скопления людей |
|
Преимущества для организации |
Сокращение затрат на аренду, повышение производительности сотрудников, дополнительная защита от пандемии, сложность контроля за работниками, находящимися вне офиса, привлекательность бренда работодателя для стратегически значимых категорий сотрудников, выход за пределы локального рынка труда |
Отсутствие географических ограничений (возможность принять сотрудника из любой точки мира), отсутствуют затраты на аренду помещений и обустройство офиса |
Постоянный поток клиентов, повышение прибыли в связи с переводом большего количество сотрудников на удаленный формат работы, отсутствие ответственности за людей, |
Возможность контролировать рабочий процесс сотрудников, быстрый фидбэк, организованность персонала, возможность проводить инвентаризацию, своевременное выполнение рабочих задач. |
|
Недостатки для организации |
Сложность адаптации и ввода в должность новых, особенно молодых, специалистов, снижение уровня лояльности и вовлеченности персонала, ухудшение психологического состояния сотрудников (в том числе выгорание, снижение мотивации и удовлетворенности работой), снижение уровня доверия в коллективе, разобщенность команд |
Сложность выстраивания тесной связи с сотрудниками, сложность распределения ресурсов (работодатель не всегда видит, кто перегружен, а кому можно дать дополнительную работу) |
Затраты на благоустройство помещения и оборудование, ответственность за него, длительный период окупаемости, |
Ограниченный выбор кандидатов на должность, затраты на аренду помещений и обустройство офиса |
Источники: составлено авторами на основе анализа источников [10; 11; 12; 13; 14]
Для того чтобы узнать, насколько распространено применение формата «гибридного офиса» в различных компаниях, какие выделяются главные риски и преимущества, авторами было проведено исследование. Сбор информации для исследования осуществлялся посредством анкетирования. Анкета состояла из 14 закрытых вопросов, 7 из которых предполагают ≥ 1 ответа; в остальных вопросах выбирается один вариант.
Объектом исследования выступили работники российских фирм и представители зарубежных компаний в России. Предмет исследования – применение концепции «гибридного офиса» и его влияние на благополучие сотрудников.
56% от числа респондентов составили женщины, 44% - мужчины. Возраст респондентов варьируется от 18 до 55 лет. 60% опрошенных имеют высшее образование (бакалавриат, специалитет – 32%, магистратура – 28%). Соответственно, 40% имеют среднее и среднее специальное образование.
Исходя из результатов исследования, можно увидеть, насколько уведомлены респонденты о существовании форм организации труда: уже знакомы с классификацией 28% респондентов, частично знакомы больший процент от всех респондентов (56%), не знакомы с классификаций форм организации труда наименьший процент (16%) (рис. 1).
Рис. 1. Осведомленность респондентов о классификации форм организации труда.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Наиболее распространенными преимуществами использования нестандартных форм организации труда являются сокращение рутинных задач путем автоматизации (56%) и внедрение новых технологий (50%). Наименее распространенными преимуществами являются рост процента обучающихся сотрудников (36%), а также цифровизация бизнеса (28%) (рис. 2).
Рис. 2. Основные преимущества использования нестандартной формы организации труда в современных условиях.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Мнение о том, насколько эффективны нестандартные формы организации труда поддерживает большинство респондентов (42%), также 18% считают нестандартные формы очень эффективными. Не эффективными нестандартные формы организации труда считают 28% и 12% - совсем неэффективны (рис. 3).
Рис. 3. Эффективность нестандартных форм организации труда в современных условиях
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Также можно увидеть, насколько уведомлены респонденты о таком формате работы, как «гибридный офис»: уже знакомы с понятием 26% респондентов, частично знакомы больший процент от всех респондентов (32%), не знакомы с гибридным офисом 28%, слышали, но не знают значения этого понятия наименьший процент (14%) (рис. 4).
Рис. 4. Осведомленность персонала о понятии «гибридного офиса»
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Более актуальными формами организации труда для организации респондентов считаются гибридный офис (58%) и коворкинги (42%). Также актуальным считается полностью удаленный офис, его отметили 40% респондентов. Менее всего актуальным считается стандартный офисный формат (30%) (рис. 5).
Рис. 5. Какие формы организации труда считаются более актуальными для организации.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Гибридный офис, как форма организации труда используются в 20% организациях, где работают респонденты. 14% используют полностью удаленный формат работы и лишь 4% пользуются услугами коворкинга. Большинство предприятий используют стандартный офисный формат (62%). При этом, по данным исследования 86% компаний Москвы, Петербурга и городов-миллионников планируют в 2022 г. сочетать удаленную и офисную работу (рис. 6).
Рис. 6. Использование форм организации труда на предприятии.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Из основных рисков гибридной формы организации труда выделяются проблемы, связанные с мошенничеством (56%), так как удаленное рабочее место более уязвимо, в том числе из-за публичных каналов связи, а также сложность соблюдения информационной безопасности, защиты данных и обеспечения устойчивого функционирования гибридного пространства (50%). Ущерб развитию инноваций и технологий, в следствии снижения «концентрации знаний» отметили 44% респондентов и снижение спроса на коммерческую недвижимость – 24% (рис. 7).
Рис. 7. Основные риски гибридной формы организации труда.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Среди основных преимуществ гибридной модели для работников выделяются гибкий график (52%), возможность уединенно подумать над решением важных задач (46%), снижение монотонности в трудовой деятельности (44%). А также комфорт и поддержание баланса между работой и личной жизнью отметили 34% респондентов, время для саморазвития отметили 32% респондентов. И наименьший процент респондентов (22%) из основных преимуществ выделили экономию времени (рис. 8).
Рис. 8. Основные преимущества гибридной модели для работников.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Из основных преимуществ гибридной модели для компании подчеркиваются снижение затрат на покупку оборудования (52%), вовлеченность сотрудников (48%), а также снижение затрат на аренду помещений (40%). Меньше выделяются респондентами высокая производительность сотрудников (32%) и гибкость работы (30%) (рис. 9).
Рис. 9. Основные преимущества гибридной модели для компании.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Что касаемо рисков гибридной модели касаемо работников, то здесь больше всего выделяются такие риски, как сочетание домашних и рабочих обязанностей (60%). Затем респонденты выделяют нехватку живого общения (44%), повышение стресса из-за ненормированного режима труда (34%), обесценивание собственных успехов (32%), проблемы с концентрацией (30%), сложность коммуникации с коллегами (28%). Меньше всего отмечают такие риски, как: отсутствие самодисциплины (22%) и сложность адаптации (20%) (рис. 10).
Рис. 10. Основные риски гибридной модели для работника.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
Для компании выделяются следующие основные риски гибридной модели: сложность функции контроля за работниками (54%), серьезные вложения в модернизацию и наращивание технических средств (52%) и замедление документооборота (40%). Возможность того, что лояльный к сотрудникам режим работы не повысит их лояльность к компании, отметили 32% респондентов, ослабление корпоративной культуры отметили 24% и снижение продуктивности персонала выделяют 22% респондентов (рис. 11).
Рис. 11. Основные риски гибридной модели для компании.
Примечание: составлено авторами на основе исследований
В настоящее время авторами исследования разработано техническое задание для создания мобильного приложения «HHO (Help Hybrid Office)», которое позволит оптимизировать работу персонала в условиях гибридного офиса и минимизирует большинство рисков, которые были идентифицированы в процессе теоретического исследования и по результатам опроса.
Таким образом, внедрение мобильного приложения даст следующие преимущества в условиях гибридного офиса:
- Удобство. Мобильное приложение дает возможность коммуницировать с любым сотрудником, где бы он не находился. В отдельных чат-комнатах переписки сохраняются, что позволяет вернуться к ним в любой момент и получить необходимую информацию.
- Создание нескольких чат-комнат. Это позволит упростить обсуждение конкретных проектов или задач, чтобы не допустить путаницы и не упускать важные моменты.
- Звонки. Мобильное приложение дает возможность не только звонить любому сотруднику без необходимости оплачивать сотовую связь, но и проводить целые видеоконференции на той же платформе.
- Безопасность. Приложение позволит защитить конфиденциальную информацию.
- Скорость. Мобильное приложение дает возможность быстро обмениваться текстовыми и медиафайлами в любой момент.
Представим разработанную авторами логическую схему интеграции мобильного приложения «HHO (Help Hybrid Office)», позволяющей эффективнее работать в условиях гибридного формата (рис. 12).
|
1.5 Выявление возможных рисков при внедрении разработки мобильного приложения для оптимизации работы в условиях гибридного офиса |
1. Чуланова, О.Л. Аналитический обзор распостранения удаленной работы (зарубежный и российский опыт) / О. Л. Чуланова, Д. А. Михайличенко // Материалы Афанасьевских чтений. - 2021. - № 3(36). - С. 13-20. - EDN XPYFEV.
2. Чуланова, О.Л. Применение технологии микрообучения персонала на удаленной работе в условиях пандемии COVID-19 / О. Л. Чуланова, А. А. Хисамутдинова // Управление человеческими ресурсами: теория, практика, перспективы : Сборник научных трудов национальной научно-практической конференции, Новосибирск, 26-30 апреля 2021 года / Под редакцией д-ра экон. наук., профессора, зав. кафедрой экономики труда и управления персоналом НГУЭУ С. И. Сотниковой. - Новосибирск: Новосибирский государственный университет экономики и управления "НИНХ", 2021. - С. 189-201. - EDN DIAIDD.
3. Субочева, А.О. Использование гибких форм занятости в управлении персоналом организации / А. О. Субочева, В. Ю. Ногинова // Самоуправление. - 2022. - № 1(129). - С. 552-555.
4. Михайлов, А.А. Управление персоналом в условиях удаленной и гибридной занятости / А. А. Михайлов, В. И. Федулов // Управленческий учет. - 2021. - № 10-3. - С. 522-528.
5. Коновалова, В.Г. Гибридная модель работы: поиск баланса / В. Г. Коновалова // Управление человеческими ресурсами - основа развития инновационной экономики: Материалы X Международной научно-практической конференции, Красноярск, 25-27 марта 2021 года. - Красноярск: 2021. - С. 70-76.
6. What is a Hybrid Office? [Электронный ресурс]. URL: https://www.investopedia.com/hybrid-office-5200246
7. Хойна, М.Н. Гибридная модель рабочего пространства как эффективная форма занятости в период цифровой экономики / М. Н. Хойна // Социальная реальность виртуального пространства: Материалы III Международной научно-практической конференции, Иркутск, 20 сентября 2021 года / Под общей редакцией О.А. Полюшкевич. - Иркутск: 2021. - С. 310-313.
8. Харитонова Е. Почему все больше людей мечтают работать в гибридном офисе - чем он так хорош. // Совкомблог (электронный сборник статей) [Электронный ресурс] / URL: https://sovcombank.ru/ blog/biznesu/pochemu-vse-bolshe-lyudei-mechtayut-rabotat-v-gibridnom-ofise--chem-on-tak-horosh
9. Васильева Е.В. «ТЕЛЕ-ВСЕГО» и гибридная офисная модель - новые мировые тренды после пандемии COVID-19 / Текст научной статьи по специальности «СМИ (медиа) и массовые коммуникации» // [Элетронный ресурс] URL: https://cyberleninka.ru/article/n/tele-vsego-i-gibridnaya-ofisnaya-model-novye-mirovye-trendy-posle-pandemii-covid-19
10. Стив Хогарти. Что такое гибридная модель рабочего пространства // WeWork: тенденции и анализ рабочих пространств / [Электронный ресурс] URL: https://www.wework.com/ru-RU/ideas/workspace-solutions/flexible products/ hybrid-workplace
11. Мешков С. Как гибридный офис становится новой реальностью. Мир цифровых и информационных технологий | IT-World.ru: ИТ-сообщество, статья от 26.07.2021, [Электронный ресурс] - URL: https://www.it-world.ru/tech/practice/177030.html
12. Манолова, Ю.Г. Как организовать работу гибридного офиса / Ю. Г. Манолова // ВУЗ и реальный бизнес. - 2021. - Т. 1. - С. 176-185.
13. Воробей, Е. К. Коворкинг в России: состояние и прогноз развития / Е. К. Воробей, К. Д. Воробей // Sochi Journal of Economy. - 2021. - Т. 15. - № 4. - С. 381-391. -
14. Максимович, Л.В. Гибридная модель офисной и удаленной работы как способ увеличения доходов коммерческой организации / Л. В. Максимович, К. Э. Никанорова // Молодежные идеи России - 2021 (МИР - 2021) : Материалы III регионального научного форума молодежи, Энгельс, 25 января 2021 года. - Энгельс: Общество с ограниченной ответственностью "Институт научных исследований и развития профессиональных компетенций", 2021. - С. 54-58.
15. Емельянова О.Я., Самсонов В.С., Шершень И.В. Дистанционная деятельность как актуальная форма занятости работников на мировом рынке труда // Регион: системы, экономика, управление. 2019. № 2. С. 35-41.
